La cartera se ha convertido en una gestión difícil de realizar en las administraciones tributarias territoriales, dificultades que parten inclusive de una omisión en la expedición de los actos oficiales de determinación de la obligación; con la cual constituir los títulos ejecutivos como elemento material de consolidación de la obligación tributaria, otros de índole mas operativa como falta de información respecto a la cuantía, vetustez, tipo de obligación, entre otras, son barreras que imponen enormes esfuerzos para llevar a cabo una gestión de cobro exitosa.
Superando las dificultades de naturaleza jurídica, se presenta el reto de analizar de forma adecuada las bases de datos con información sobre deuda, para clasificarla y establecer la ruta de acción conforme a la realidad del respectivo ente territorial.
Este blog presenta una síntesis de la metodología de análisis de la cartera en la cual se ponderan aspectos jurídicos y económicos en su conjunto, vinculando cuatro aspectos: la cantidad de deudores, potencialidad de recaudo, vetustez de la deuda y capacidad de pago. Un análisis en este sentido permite establecer estrategias que deben ser ajustadas a las realidades de gestión, organización, temporalidad, eficiencia y necesidad financiera del ente territorial.
En primer lugar, se realiza la limpieza y cruces necesarios de las bases de datos de manera que sea posible analizar la deuda a través de los años utilizando cada registro como unidad de análisis. Con esto, se busca evitar la sobreestimación por un doble cálculo de la deuda e identificar los registros que representan mayor potencialidad de ser ejecutados en el marco de las acciones del cobro coactivo que se adelanten. Se resalta la necesidad de una organización en los datos, pues de ello depende la eficiencia en el análisis de los datos.
Dentro de las acciones de limpieza están las asociadas a la eliminación de registros respecto de los cuales no nace la obligación (ej: bienes de uso publico en el caso del impuesto predial), aquellas derivadas de reglas de exclusión o exención que por diversas causas se encuentran equivocadamente incluidos en el inventario de deuda. Estos son registros que hacen ruidosa una cartera y generan sobre – procesos, ocasionando un desgaste importante en términos de gestión y tiempo de los funcionarios, por lo que resulta relevante la depuración.
Posteriormente, se realiza la identificación de registros con mayor valor de la deuda, observando datos atípicos, y comportamientos especiales de los datos, encontrando así la potencialidad en recaudo. Además, se realiza la clasificación con la suma del valor adeudado de capital, intereses y demás rubros según el tributo analizado (ej: sanciones y sobretasas).
En tercera instancia, se identifica la antigüedad de la deuda, la cual se determina teniendo en cuenta los diferentes criterios existentes que se ajusten a las necesidades del ente territorial y es de utilidad para reconocer la deuda no recuperable por el paso del tiempo. A manera de ejemplo, con información para los años 2012-2020 se puede establecer el criterio de división en subperiodos: 2012-2016 y 2017-2020. Otro ejemplo sería la división según el porcentaje de deuda que corresponda a cada anualidad.
Para conocer la capacidad de los contribuyentes, es necesario establecer una variable proxy que permita reconocer los aportantes que pueden pagar y los registros con resultados específicos. Lo anterior permite identificar qué aportantes se deben priorizar en el cobro, de manera que no se generen esfuerzos que no se alineen con los objetivos de la entidad territorial (por ejemplo, aumentar recaudo) o que no generen los resultados esperados.
Finalmente, se realiza la clasificación, la cual consiste en catalogar los registros en diferentes grupos teniendo en cuenta la deuda de capital y la capacidad adquisitiva. La clasificación permite establecer una línea de cobro en la que no se agoten esfuerzos que terminen recaudando algo mínimo, sino que, en una relación costo beneficio, se recaude más a menor esfuerzo.
Dentro del trabajo realizado desde Montaña & Consultores Asociados con diferentes entes territoriales, se ha encontrado que una baja cantidad de aportantes concentran un alto nivel de deuda. A modo de ejemplo, para los municipios categoría 1 con los que se ha realizado un análisis de cartera, se ha observado que un alto número de registros concentra un gran número de folios, pero sin un valor significativo de deuda. Adicionalmente, se observa que el comportamiento de los intereses respecto a la deuda de capital es relativo a cada ente territorial, pues se han presentado casos en estos entes territoriales en que los intereses tienen un menor, igual o mayor peso en la deuda que el capital.
La estrategia y el procedimiento presentados permite que las administraciones locales tengan una hoja de ruta para iniciar las acciones de cobro correspondientes y tener impacto en el recaudo. Así, a partir de la clasificación se definen las acciones que se deben seguir según las realidades del ente territorial. Algunas de ellas incluyen el saneamiento de la información, considerando obligaciones sin título ejecutivo o de imposible cobro. Respecto al saneamiento, se deben tomar decisiones en términos de saneamiento registros duplicados, excluidos/exentos, errores en la información y ejecutividad de los títulos (5 años prescripción de la acción de cobro).
Al realizar el empalme con lo jurídico se pueden plantear medidas asociadas a vetustez, cuantía y usos, empezando por vigencias más antiguas para evitar la prescripción, con la lectura del volumen de procesos y peso en el recaudo. También se pueden incluir obligaciones en mora de otros tributos. Adicionalmente, se puede establecer una estrategia persuasiva fuerte sobre los contribuyentes que representan mayor peso en cuantía de obligaciones, inclusive ordenar medidas cautelares antes de iniciar el proceso de cobro.
Otras medidas que pueden ser más políticas están asociadas a la adopción de formas especiales de pago reduciendo intereses con autorización del concejo. Con la nueva era del catastro en el que muchos entes territoriales cuentan con gestion catastral propia, se pueden emplear mecanismos con información georreferenciada que permitan especializar el dato y se puedan adelantar campañas persuasivas o coactivas de forma sectorizada.